Excel বা CSV থেকে আইটেম, রেসিপি আর স্টক কীভাবে ইমপোর্ট করবেন

স্মার্ট ইমপোর্ট আপনার হাতে থাকা স্প্রেডশিটটাই পড়ে নেয়। কোন কলামটা নাম, কোনটা একক, এসব Jogan নিজেই আন্দাজ করে দেখায়। আপনি সেটা মিলিয়ে নেন বা ঠিক করে দেন। তারপর কোন সারিগুলো বাদ যাবে দেখে নেন। ইমপোর্ট বাটনে চাপ না দেওয়া পর্যন্ত কিছুই সেভ হয় না।

কোথায় পাবেন

• আপনার আইটেমের তালিকার জন্য আইটেম → ইমপোর্ট।
• রেসিপি (BOM)-এর জন্য রেসিপি → ইমপোর্ট।
• শুরুর স্টক আর আগের কেনার হিসাবের জন্য স্টক → ইমপোর্ট।

প্রতিটি পেজে নমুনা ফাইল ডাউনলোড লিংকও আছে। সেটা খুললে দেখবেন Jogan কোন কোন কলাম বোঝে।

ধাপ

১. ইমপোর্ট ক্লিক করুন। তারপর একটা .xlsx, .xls বা .csv ফাইল বেছে নিন। ফাইল সর্বোচ্চ ১০ MB আর ২০,০০০ সারি পর্যন্ত হতে পারবে। ২. কলাম মেলান। আপনার ফাইলের প্রতিটি কলামের নাম একটা তালিকায় দেখাবে, সাথে ওই কলামের কয়েকটা নমুনা মান। পাশে Jogan-এর আন্দাজ থাকবে, এই কলাম কোন ঘরে যাবে। কোনো আন্দাজ ভুল হলে বদলে দিন। কোনো কলাম না নিতে চাইলে সেটা ইমপোর্ট করবেন না করে দিন। ৩. ইমপোর্টের আগে দেখে নিন। কতগুলো সারি ঠিক আছে আর কতগুলো বাদ যাবে, তা দেখতে পাবেন। প্রতিটি বাদ যাওয়া সারির কারণও লেখা থাকবে। ভুল সারিগুলো একটা ফাইল হিসেবে ডাউনলোড করে রাখতে পারেন। পরে ঠিক করে আবার ইমপোর্ট করবেন। ৪. ইমপোর্ট ক্লিক করুন। ঠিক সারিগুলো সেভ হবে। ভুল সারিগুলো পুরোপুরি বাদ যাবে, কোনো সারি অর্ধেক সেভ হবে না।

কোন ইমপোর্টে কী কী কলাম লাগে

আইটেম (প্রতি আইটেমে একটা সারি): SKU, নাম, একক, বিভাগ, কেনা দাম, বিক্রির দাম, সর্বনিম্ন স্টক, মেয়াদ ট্র্যাক (হ্যাঁ/না), শেলফ লাইফ কত দিন। SKU আর নাম দিতেই হবে। মেয়াদ ট্র্যাক "হ্যাঁ" হলে শেলফ লাইফও দিতে হবে।

রেসিপি (প্রতি উপকরণে একটা সারি): যে আইটেম তৈরি হয় তার SKU, এক ব্যাচে কতটা তৈরি হয়, উপকরণের SKU, উপকরণের পরিমাণ। যে সারিগুলোতে তৈরি হওয়া আইটেমের SKU একই, সেগুলো মিলে একটা রেসিপি হয়। প্রতিটি SKU আগে থেকেই আইটেম তালিকায় থাকতে হবে। তাই আগে আইটেম ইমপোর্ট করুন।

স্টক (প্রতি মুভমেন্টে একটা সারি): SKU, ধরন (যেমন opening বা purchase), পরিমাণ, প্রতি ইউনিট খরচ, তারিখ, নোট, মেয়াদের তারিখ, ব্যাচ নম্বর। SKU-টা আইটেম তালিকায় থাকতে হবে। মেয়াদের তারিখ আর ব্যাচ নম্বর শুধু সেই আইটেমের জন্য, যার মেয়াদ ট্র্যাক করা হয়।

নতুন ওয়ার্কস্পেসে কোনটার পর কোনটা করবেন

১. আইটেম। ২. রেসিপি। ৩. স্টক: প্রতিটি আইটেমের জন্য একটা opening সারি। তাতে এখন কতটা আছে আর গড় খরচ কত, তা লিখুন।

পরামর্শ

• আগে SKU কলামটা পরিষ্কার করুন। এই কোড দিয়েই রেসিপি আর স্টক আইটেমের সাথে জোড়া লাগে। কোডের শেষে বাড়তি স্পেস থাকলে বা কোথাও বড় হাতের, কোথাও ছোট হাতের অক্ষর থাকলে "অজানা SKU" বলে সারি বাদ পড়ে। এটাই সবচেয়ে বেশি হয়।
• একক সব জায়গায় এক রাখুন। ইমপোর্টার গ্রামকে কেজিতে বদলে দেয় না।
• প্রথমে একটা ছোট ফাইল দিয়ে চেষ্টা করুন। কলাম মেলানো ঠিকমতো হচ্ছে কি না দেখে নিন। তারপর পুরো তালিকাটা দিন।
• প্ল্যানে কতটা জায়গা আছে দেখে নিন। আইটেম বা রেসিপির ইমপোর্টে প্ল্যানের সীমা পেরিয়ে গেলে পুরো ইমপোর্টটাই আটকে যায়, আর বলে দেয় আর কতটা জায়গা আছে। দেখুন মাসিক বিক্রির সীমা।